Wat ik van u bewaar, en waarom

01Wie wij zijn

02Als u het aanmeldformulier invult

U geeft mij dan uw naam, uw e-mailadres en optioneel uw bedrijfsnaam en telefoonnummer, plus wat u invult over wat u doet en wat u zoekt. Ik gebruik dat om contact met u op te nemen en om een voorstel te maken. Meer niet.

• Waarom ik dit mag: u vraagt zelf om contact, en ik heb de gegevens nodig om daar gehoor aan te geven. In de wet heet dat de uitvoering van een overeenkomst of, in de fase daarvoor, een gerechtvaardigd belang.
• Wat ik niet doe: uw gegevens verkopen, doorgeven aan derden voor hun eigen doelen, of u zonder toestemming in een nieuwsbrief zetten.
• Waar het terechtkomt: uw aanmelding wordt aangemaakt als taak in mijn eigen werkomgeving, zodat hij niet in een mailbox verdwijnt.

03Als u klant wordt

Dan bewaar ik daarnaast wat ik nodig heb om het werk te doen en om u te kunnen factureren: uw contactgegevens, de afspraken die we maken, de meldingen die u doet, wat ik daaraan heb gedaan, en de facturen. U ziet dat allemaal terug in uw eigen portaal.

Voor het werk aan uw website of systemen krijg ik toegang tot uw omgeving. Die toegang is persoonlijk, wordt niet gedeeld en wordt ingetrokken zodra we uit elkaar gaan. Wachtwoorden bewaar ik in een wachtwoordkluis en nooit in een document of een mail.

04Bezoekgegevens en statistieken

Op mijn eigen site meet ik pas iets nadat u daar toestemming voor heeft gegeven. Weigert u, dan wordt er niets gemeten en werkt de site gewoon. Ik kijk alleen naar aantallen en nooit naar het gedrag van individuele bezoekers.

Voor de sites die ik voor klanten bouw geldt hetzelfde uitgangspunt, en ik controleer dat ook: het komt regelmatig voor dat een statistiekprogramma na een update opnieuw begint te meten voordat er toestemming is. Dat is precies het soort ding dat ik voor u in de gaten houd.

05E-mail en beveiliging

Mail die u mij stuurt komt binnen op een adres van mijn eigen domein. Ik stel voor mijn eigen domein en dat van klanten SPF, DKIM en DMARC in, zodat niemand mail kan versturen die van ons lijkt te komen. Verkeer met deze site loopt versleuteld.

Zie ik iets dat op een datalek lijkt, bij mij of bij u, dan meld ik dat direct en niet pas in het maandrapport. Wettelijk moet een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur, en die klok begint te lopen op het moment dat het bekend wordt.

06Met wie ik gegevens deel

Alleen met partijen die ik nodig heb om het werk te doen, en alleen voor dat werk. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

• Cloudflare voor hosting, domeinen en het routeren van e-mail.
• Atlassian (Jira) voor het vastleggen van aanvragen en werk.
• Mijn e-mailprovider voor het versturen en ontvangen van berichten.
• Mijn boekhouder en boekhoudpakket voor de facturatie.
• Ovicom, Ivo Klink, mijn vaste partner voor online marketing en e-commerce. Werkt hij aan uw opdracht, dan krijgt hij toegang tot wat daarvoor nodig is en tot niets meer. Hij werkt onder onze verantwoordelijkheid en onder dezelfde afspraken als wij.
• Andere specialisten die ik per opdracht inschakel, bijvoorbeeld voor advertenties of e-mailcampagnes, en dan alleen met de gegevens die zij voor die opdracht nodig hebben.

Staat een partij hier niet bij, dan krijgt die uw gegevens niet. Komt er een partij bij, dan past deze verklaring mee en hoort u dat.

Wordt dit onderdeel ondergebracht bij een bedrijf waarmee ik samenwerk, dan gaan uw gegevens mee naar die partij, onder dezelfde afspraken. U hoort dat vooraf en u kunt er bezwaar tegen maken. Zie ook artikel 16 van de algemene voorwaarden.

07Hoe lang ik gegevens bewaar

• Aanmelding die niet tot een opdracht leidt12 maanden
• Contactgegevens van een klanttot 1 jaar na afloop
• Meldingen, werkafspraken en release notestot 1 jaar na afloop
• Toegang tot uw systementot het einde van de opdracht
• Facturen en administratie7 jaar, wettelijk verplicht
• Logbestanden en meetgegevensmaximaal 14 maanden

Bij het einde van een opdracht krijgt u een export van alles wat in uw portaal staat. Daarna verwijder ik wat ik niet wettelijk hoef te bewaren.

08Wat u kunt vragen

U mag altijd vragen welke gegevens ik van u heb, ze laten corrigeren, ze laten verwijderen, ze meekrijgen in een bruikbaar bestand, of bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Eén mailtje is genoeg. Ik reageer binnen een week en in elk geval binnen de wettelijke termijn van een maand.

Vindt u dat ik het niet goed doe, zeg het dan eerst tegen mij. Komen we er niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

09Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe ik werk, dan past deze verklaring mee. Bovenaan staat de datum van de versie die u leest. Bij een wijziging die u raakt, laat ik het weten in plaats van het stilletjes aan te passen.